Flujo documental del almacén – es un sistema para crear, transferir, recibir, procesar y almacenar los documentos relacionados con la actividad económica de una organización. Es una parte fundamental del proceso de gestión de inventarios.
La entrada exhaustiva y regular de documentos primarios proporcionará una supervisión transparente de la actividad económica de la empresa. Ninguna organización puede funcionar con normalidad sin ella. Habrá confusión, el balance de existencias no coincidirá en la vida real y en el sistema. El recuento de existencias dará cifras erróneas.
Cualquier documento puede ser introducido en una cuenta personal o a través de la tablet del cajero o de la sala de producción. Cómo introducir Factura de compra, cómo hacer movimiento de mercancías y otras operaciones en la tablet se describe en la sección Trabajo del personal.
Los documentos se pueden ordenar por fecha de creación, dirección de ubicación, nombre del artículo, usuario que introdujo el documento en el software y tipo de documento. También se pueden ver todos los documentos eliminados.
Pulse el botón «Crear nuevo» para crear un nuevo documento y elija la opción deseada de la lista desplegable.
Los principales documentos que reflejan el movimiento de materiales, semiproductos y artículos terminados en el almacén son los siguientes:
- Factura de compra.
- Traslado a otro almacén
- Envío a un tercero
- Pérdidas – condonación, mercancía rechazada, clasificación.
- Liberación de artículos terminados y semiproductos.
- Inventario
Factura de compra
Es el documento de registro de las mercancías y materias primas recibidas de los Proveedores. Factura de compra es el primer documento del almacén. En base a ella las materias primas se reflejan en el sistema como Existencias Sobrantes.
En base a este documento se calcula el coste de los productos. Para controlar y analizar la dinámica de los precios de compra se recomienda registrar las facturas de compra en la fecha de recepción de las mercancías y materiales.
El registro oportuno de los documentos en el sistema permite:
- controlar el saldo de existencias de materias primas;
- controlar las fluctuaciones de los precios de compra, evitar comprar a precios inflados;
- gestionar el margen de beneficio actual de los artículos acabados y los platos
- identificar y corregir inmediatamente los errores y discrepancias contables.
Al rellenar el documento hay que indicar la fecha, el número de entrada, el Proveedor, elegir un almacén para el reconocimiento.
Cómo introducir factura de compra en una tablet
Cómo introducir la factura de compra a través de la cuenta
Traslado a otro almacén
En el comercio minorista suele ocurrir que hay que trasladar materias primas entre los almacenes, o trasladar productos terminados del almacén al punto de venta. Para evitar confusiones y pérdidas de los artículos transferidos, es necesario documentar esta operación. Esto es especialmente cierto cuando una empresa tiene muchas divisiones.
El traslado de mercancías entre los almacenes no es el único caso de movimiento de mercancías y materias primas. Puede ser necesario trasladar los productos del punto A al punto B en los siguientes casos:
- Cuando las mercancías se entregaron en el almacén equivocado. Por ejemplo, un Proveedor entregó productos lácteos al taller de producción más cercano a su oficina, y el personal registró todo el envío olvidando enviar la parte correspondiente a otro almacén;
- traslado de artículos acabados del punto de venta al lugar con mayor demanda, para evitar su desperdicio.
- envío de artículos acabados a los diferentes puntos para su venta
- envío de artículos no vendidos de vuelta al almacén;
- montaje de grandes pedidos para su entrega o compra en línea desde distintos puntos de venta.
Por ejemplo, un cliente ha pagado un pedido grande, pero faltan algunos puestos y hay que entregarlos desde puntos de venta adyacentes.
Todas estas operaciones deben registrarse, reflejarse y documentarse correctamente. La transferencia puede realizarse en una cuenta personal o en una tablet.
Envío a terceros
Con una gran planta de producción siempre existe la posibilidad de vender en puntos de venta propios y suministrar productos para mayoristas.
Para estos casos se requiere un documento de envío, en base al cual el personal de producción recogerá los productos pedidos, los ingredientes serán dados de baja del Stock, y el presupuesto reflejará el beneficio. El envío a un tercero también es necesario cuando las tiendas de producción y los puntos de venta están registrados en diferentes entidades legales. Para evitar confusiones en las relaciones mutuas bienes/dinero hay que documentar oportunamente los envíos.
Cómo realizar el envío a la entidad jurídica en una cuenta personal.
Los empleados pueden crear el documento de envío en una tablet.
Pérdidas – amortización, mercancías rechazadas, clasificación
Las pérdidas en el almacén pueden dividirse en dos grandes grupos: pérdidas de proceso y pérdidas no normalizadas.
Las pérdidas en el proceso de las materias primas incluyen la ebullición, la merma, la pérdida por cocción, la pérdida por molienda y otros tipos de pérdidas en el proceso de cocción de alimentos y semiproductos. Dichas pérdidas se indican en las especificaciones y se registran automáticamente durante la producción o la venta de productos acabados y alimentos.
Las pérdidas no normalizadas pueden ser las siguientes
- Clasificación, que significa retirada de artículos acabados para su degustación y control de calidad;
- Mercancías rechazadas, cuando los productos no cumplen las normas de calidad;
- Materias primas, semiproductos, artículos acabados y mercancías dadas de baja por deterioro, caducidad u otros motivos.
Las pérdidas no normalizadas deben documentarse de modo que se dé de baja el valor de los artículos, mercancías y materias primas.
Las pérdidas pueden anotarse en una cuenta personal y en una tableta.
Liberación de artículos acabados y semiproductos
Si tu empresa produce productos y alimentos con antelación y no en el momento del pedido del cliente, su producción debe reflejarse en el sistema. Garantiza el control puntual del movimiento de las materias primas, así como el análisis del grado de llenado de la vitrina.
Después de crear el documento de Liberación, los sistemas darán de baja todos los ingredientes basados en especificaciones y transferirán los productos terminados y los alimentos al Stock.
No sólo los productos terminados pueden ser liberados. Si el personal de cocina mezcla el relleno y prepara los espacios en blanco para los alimentos de antemano, es necesario incluirlos en la producción para controlar correctamente la cantidad de ingredientes restantes. Lo mismo ocurre con los productos congelados que el cocinero o el panadero preparan con antelación y meten en el congelador: todo el lote, con sus nombres y cantidades, debe introducirse en el sistema.
En primer lugar, todos los lanzamientos se introducen en la tableta de la tienda de producción. Si hay que hacer algún cambio en el documento cumplimentado, puede hacerse desde la cuenta personal.
Recuento de existencias
El recuento de existencias es un procedimiento de recuento del saldo actual de mercancías disponibles en el almacén. Es una herramienta de control interno que da una idea del saldo actual de existencias en el almacén. Y conociendo las cifras válidas es fácil prever el consumo de materias primas para períodos futuros, controlar el coste de los productos y reducir los gastos.
K-Retail compara el saldo previsto con los datos introducidos en el recuento de existencias y calcula todas las discrepancias, tanto del coste de las materias primas como del precio de venta de las mercancías y los productos acabados.
El recuento de inventario puede ser completo y puntual. El inventario completo se realiza si desea contar el número de artículos disponibles en todo el almacén o en una zona comercial. ¡ATENCIÓN! Todas las posiciones no incluidas en el inventario se pondrán a cero.
Se puede realizar un inventario puntual:
- Por categorías – los cambios se aplicarán dentro de las categorías elegidas. Por ejemplo, si se ha elegido la categoría Bebidas, deberá contar e incluir TODAS las bebidas disponibles. Los puestos no indicados se pondrán a cero.
- Por artículos individuales – todos los cambios se aplicarán sólo para las posiciones elegidas no afectando al resto del surtido.
Cómo crear Inventario en una cuenta personal.
Cómo realizar Inventario en una tablet
Cómo empezar a hacer inventario deslizante.