Warehouse document flow – é um sistema para criar, transferir, receber, processar e armazenar documentos relacionados com a atividade econômica de uma organização. É uma parte fundamental do processo de gerenciamento do inventário.
A entrada abrangente e regular de documentos primários proporcionará uma supervisão transparente da atividade comercial da empresa. Nenhuma organização pode funcionar normalmente sem ela. Haverá confusão, o equilíbrio do estoque não corresponderá na vida real e no sistema. A contagem de estoque dará números errados.
Qualquer documento pode ser digitado em conta pessoal ou através da mesa do caixa ou da sala de produção. Como entrar na fatura de compra, como fazer a movimentação de mercadorias e outras operações no tablet é descrito na seção Trabalho do pessoal
Os documentos podem ser classificados por data de criação, endereço de localização, nome do item, usuário que digitou o documento no software e tipo de documento. Você também pode visualizar todos os documentos excluídos.
Clique no botão “Criar novo” para criar um novo documento e escolha a opção desejada a partir da lista suspensa.
Os principais documentos que refletem a movimentação de materiais, produtos semi-acabados e acabados no armazém são os seguintes:
- Fatura de compra
- Transferência para outro armazém
- Envio a um terceiro
- Perdas – remissão, mercadorias rejeitadas, classificação
- Lançamento de produtos acabados e semi-acabados
- Inventário
Fatura de compra
É o documento de registro das mercadorias e matérias-primas recebidas dos Fornecedores. A fatura de compra é o primeiro documento no armazém. Com base nisso, as matérias-primas são refletidas no sistema como Estoque Excedente.
Com base neste documento, o custo dos produtos é calculado. A fim de controlar e analisar a dinâmica dos preços de compra, é recomendável registrar as faturas de compra na data de recebimento das mercadorias e materiais.
O registro oportuno de documentos no sistema permite:
- controlar o equilíbrio do estoque de matérias-primas;
- controlar as flutuações dos preços de compra, evitar comprar a preços inflacionados;
- gerenciar a margem de lucro atual em produtos acabados e chapas; – identificar e corrigir erros e discrepâncias imediatamente.
- identificar e corrigir imediatamente erros e discrepâncias contábeis.
Ao preencher o documento, você tem que indicar a data, o número do recibo, o Fornecedor, escolher um depósito para confirmação.
Como inserir a fatura de compra em um tablet
Como inserir a fatura de compra através da conta pessoal
Transferência para outro armazém
No comércio varejista acontece com freqüência que as matérias-primas têm que ser transferidas entre armazéns, ou os produtos acabados têm que ser transferidos do armazém para o ponto de venda. Para evitar confusão e perda da mercadoria transferida, é necessário documentar esta operação. Isto é especialmente verdade quando uma empresa tem muitas divisões.
A transferência de mercadorias entre armazéns não é o único caso de movimentação de mercadorias e matérias-primas. Pode ser necessário transferir mercadorias do ponto A para o ponto B nos seguintes casos:
- Quando as mercadorias foram entregues no armazém errado. Por exemplo, um Fornecedor entregou produtos lácteos na oficina de produção mais próxima de seu escritório, e o pessoal registrou todo o embarque esquecendo-se de enviar a peça correspondente para outro armazém;
- movimentar os produtos acabados do ponto de venda para o local com maior demanda, para evitar baixas;
- embarque de produtos acabados para os pontos de venda para venda; e
- enviar os itens não vendidos de volta ao armazém;
- montagem de grandes pedidos para entrega ou compra on-line em diferentes pontos de venda.
Por exemplo, um cliente pagou por um grande pedido, mas alguns itens estão faltando e precisam ser entregues a partir de pontos de venda adjacentes.
Todas essas transações devem ser devidamente registradas, refletidas e documentadas. A transferência pode ser feita em uma conta pessoal ou em uma tábua.
Entrega por terceiros
Com uma grande unidade de produção há sempre a possibilidade de vender em pontos de venda próprios e de fornecer produtos aos atacadistas.
Para estes casos é necessário um documento de embarque, com base no qual o pessoal de produção recolherá os produtos encomendados, os ingredientes serão retirados do estoque, e a cotação refletirá o lucro. O embarque de terceiros também é necessário quando lojas de produção e pontos de venda são registrados com diferentes pessoas jurídicas. Para evitar confusão nas relações entre mercadoria e dinheiro, é necessária a documentação oportuna dos embarques.
Como fazer remessas à pessoa jurídica em uma conta pessoal.
Os funcionários podem criar o documento de remessa em um tablet.
Perdas – depreciação, mercadorias rejeitadas, classificação
As perdas no armazém podem ser divididas em dois grupos principais: perdas no processo e perdas não-padronizadas.
As perdas de matérias-primas no processo de cozimento incluem ferver, encolher, perda no cozimento, perda na moagem e outros tipos de perdas no processo de cozimento de alimentos e semi-produtos. Essas perdas são indicadas nas especificações e são automaticamente registradas durante a produção ou venda de produtos acabados e alimentos.
As perdas não-padronizadas podem incluir o seguinte
- Classificação, o que significa remoção de produtos acabados para degustação e controle de qualidade;
- Mercadorias rejeitadas, onde os produtos não atendem aos padrões de qualidade;
- Matérias-primas, produtos semi-acabados, produtos acabados e mercadorias anuladas devido a deterioração, expiração ou outros motivos.
Perdas não padronizadas devem ser documentadas para que o valor dos itens, mercadorias e matérias primas seja anulado.
As perdas podem ser registradas em uma conta pessoal e em um tablet
Liberação de produtos acabados e semi-acabados
Se sua empresa produz produtos e alimentos com antecedência e não no momento do pedido do cliente, sua produção deve ser refletida no sistema. Ele garante o controle oportuno do movimento de matérias-primas, bem como a análise do grau de enchimento da vitrine.
Após criar o documento de liberação, os sistemas descarregarão todos os ingredientes com base nas especificações e transferirão os produtos acabados e os alimentos para o estoque.
Não só os produtos acabados podem ser liberados. Se o pessoal da cozinha mistura o recheio e prepara os alimentos em branco com antecedência, é necessário incluí-los na produção para controlar corretamente a quantidade de ingredientes restantes. O mesmo se aplica aos produtos congelados que o cozinheiro ou padeiro prepara com antecedência e coloca no freezer: o lote inteiro, com nomes e quantidades, deve ser inserido no sistema.
Antes de mais nada, todos os lotes são inseridos na pastilha na loja de produção. Se alguma alteração tiver que ser feita no documento preenchido, isto pode ser feito a partir da conta pessoal.
Contagem de estoque
A contagem de estoque é um procedimento para a contagem do saldo atual de mercadorias disponíveis no depósito. É uma ferramenta de controle interno que dá uma idéia do equilíbrio atual do estoque no armazém. Ao conhecer os números válidos, é fácil prever o consumo de matérias-primas para períodos futuros, controlar o custo dos produtos e reduzir os custos.
K-Retail compara o saldo previsto com os dados inseridos na contagem de estoque e calcula todas as discrepâncias, tanto no custo das matérias-primas quanto no preço de venda das mercadorias e dos produtos acabados.
A contagem do inventário pode ser completa e pontual. O inventário completo é realizado se você quiser contar o número de itens em estoque em todo o armazém ou em uma área de negócios. CUIDADO! Todos os itens não incluídos no inventário serão zerados.
O inventário à vista pode ser realizado:
- Por categorias – as mudanças serão aplicadas dentro das categorias escolhidas. Por exemplo, se você escolheu a categoria Bebidas, você deve contar e incluir TODAS as bebidas disponíveis. Os itens não listados serão zerados.
- Por itens individuais – todas as mudanças serão aplicadas somente para os itens escolhidos e não afetarão o resto do sortimento.
Como criar um Inventário em uma conta pessoal.
Como fazer inventário em um tablet
Como começar a fazer um inventário deslizante.